Im Rahmen des Business Continuity Managements werden regelmäßig bei der Untersuchung geschäftskritischer Prozesse auch Lieferanten und Dienstleister überprüft. Häufig konzentrieren sich die Unternehmen dabei aber ausschließlich auf die Kooperationspartner, die in der unmittelbaren Prozess- bzw. Wertschöpfungskette stehen. „Nebenfunktionen“, wie z. B. der eigene Werkschutz oder häufiger ein externes Sicherheitsunternehmen, werden gerne übersehen, auch wenn sie zur Sicherung des Know-hows und des störungsfreien Geschäftsbetriebs von elementarer Bedeutung sind.
Es ist im Rahmen einer Business Impact Analyse äußerst sinnvoll, die Werkschutzorganisation bzw. den Dienstleister in die Betrachtung mit einzubeziehen. Dabei reicht es nicht, dass dieser sich „am grünen Tisch“ allgemeine Gedanken zum Thema gemacht hat. Damit BCM-Maßnahmen zielführend sind, ist es notwendig, dass der Dienstleister entweder selbst eine Risikoanalyse Ihres Objekts vornimmt oder seine Maßnahmen anhand einer bereits vorhandenen Einschätzung plant.
Idealerweise wird bereits während der Ausschreibung überprüft, ob der Sicherheitsdienstleister über ein generelles Know-how im Bereich BCM verfügt oder ob er selbst bereits ein eigenes BCM-System etabliert hat. In diesem Fall kann sich der Auftraggeber entsprechende Konzepte oder Nachweise darlegen lassen und diese bewerten (Die mögliche Einbindung qualitativer Aspekte in Ausschreibungen personeller Sicherheitsdienstleistungen hat der Sicherheits-Berater bereits mehrfach
beschrieben). Hierbei sollte besonders darauf geachtet werden, dass diese Konzepte möglichst auftragsbezogen sind und erkennen lassen, dass sich der Bieter Gedanken zum vorliegenden Auftrag gemacht hat. Ein „generisches“ Konzept lässt zwar erkennen, dass es beim Bieter zumindest grundsätzliche Maßnahmen für bestimmte Fälle gibt, ob diese Planungen aber auf die spezifische Situation des Auftraggebers passen und ob der jeweilige Ansprechpartner die Bedeutung des Themas verstanden hat, kann ohne eine auftragsbezogene Darstellung nicht überprüft werden.
Für welche Fälle sind Vorplanungen des Dienstleisters möglich und sinnvoll?
- Personelle Unterdeckung (generell oder am Objekt), z. B. durch
a. Epidemien oder Pandemien
b. Streiks
c. Witterungs- oder verkehrsbedingte Extremsituationen
Mögliche Maßnahmen:
- Kompensation durch Verlängerung der Dienstzeiten
- Unterstützung durch Mitarbeiter anderer Bereiche der eigenen oder einer anderen Niederlassung des Dienstleisters. Hierbei müssen ggf. Abstriche bei den Qualifikationsanforderungen gemacht werden.
- Einsatz von Nachunternehmern nach Genehmigung durch den Auftraggeber. Dabei muss aber Wert darauf gelegt werden, dass ein Nachunternehmen die gleichen Qualitätskriterien wie der eigentliche Auftragnehmer erfüllt.
- Durchführung regelmäßiger Weiterbildungen zum Thema Pandemievorsorge
- Vorhalten von Mitteln zur Vermeidung der Ausbreitung von Krankheiten (Desinfektionsmittel, Handschuhe, Mundschutz etc.)
- Überprüfung, ob Dienstleistungen eingeschränkt werden können, z. B. durch
- Schließung schwach frequentierter Zugänge zum Betriebsgelände
- Verkürzung von Besetzungszeiten bestimmter Positionen
- Temporärer Einsatz mobiler Überwachungsmittel anstelle einer personellen
Bewachung - Bestreifung statt Bewachung
- Technische oder infrastrukturelle Ausfälle, z. B.
a. Ausfall von TK- oder IT-Einrichtungen am Objekt oder in der Niederlassung
b. Ausfall einer Notruf- und Serviceleitstelle
c. (Längerfristiger) Ausfall von sicherheitstechnischen Einrichtungen
d. (Längerfristige) Nichtverfügbarkeit der Niederlassung des Dienstleisters (z. B. durch Brand, Unwetterschäden etc.)
Mögliche Maßnahmen:
- Einsatz von Funkgeräten anstelle Mobiltelefonen
- Bei Einsatz sogenannter „elektronischer Wachbücher“ Vorhalten von „Offline-Lösungen“, z. B. gedruckte Dienstanweisungen, Dienstpläne, Wachbücher, Meldevordrucke etc.
- Bewachung oder Bestreifung besonders sensibler Bereiche durch zusätzliches Personal
- Umschaltung der Überwachung auf „Backup-NSL“ oder NSL (Notruf- und Serviceleitstelle) eines Kooperationspartners
- Vorhaltung / kurzfristige Beschaffung mobiler Überwachungseinrichtungen (ggf. über Rahmenverträge)
- Verstärkte Nutzung von mobilen EDV-Systemen und Home-Office-Arbeitsplätzen, um auch bei einem Ausfall der eigenen Infrastruktur Dienste planen oder Bestellungen bearbeiten zu können
- Kurzfristige Erhöhung des Personalbedarfs des Auftraggebers, z. B. durch
a. Witterungsbedingte Extremsituationen (Hochwasser, Sturmschäden etc.)
b. Sonderveranstaltungen
c. Streiks
d. Unfälle auf dem Betriebsgelände, bei denen die Unfallstelle abgesichert werden muss
Mögliche Maßnahmen:
- Vertragliche Vereinbarung, wie viel Personal durch den Dienstleister zeitlich gestaffelt verfügbar sein muss (sollte bereits im Angebot beschrieben werden)
- Kompensation durch Verlängerung der Dienstzeit auf (tarifvertraglich zulässige) 12 Stunden
- Unterstützung durch Mitarbeiter anderer Bereiche der eigenen Niederlassung (Qualifikationen beachten!)
- Unterstützung durch Mitarbeiter anderer Niederlassungen des Dienstleisters (Qualifikationen und Anreisezeit beachten!)
- Einsatz von Nachunternehmern nach Genehmigung durch den Auftraggeber (Es ist darauf zu achten, dass die Nachunternehmer die gleichen Qualitätskriterien wie der eigentliche Auftragnehmer erfüllen.)
- Konkrete und dokumentierte Vorplanungen für bestimmte Ereignisse (z. B. Aufgaben und Tätigkeiten bei Hochwasser)
Die genannten Fälle und Maßnahmen sind sicherlich nicht abschließend und je nach Unternehmen unterschiedlich wichtig. Es dürfte aber unstrittig sein, dass beim Eintritt eines Ereignisses schwerwiegende Sicherheitslücken entstehen können, wenn keine entsprechenden Vorplanungen existieren.
Sie sind gut beraten, wenn im Rahmen eines BCM nicht nur die Dienstleister überprüft werden, die in der unmittelbaren Wertschöpfungskette stehen, sondern auch die, die nicht im direkten Fokus stehen, aber einen erheblichen Beitrag dazu leisten, dass in Ihrem Betrieb überhaupt etwas produziert wird.
