Der Sicherheits-Berater hat zuletzt in seinem Beitrag „Türenplanung vom Fachmann“ (Heft 19/2021, S. 350 ff.) die Wichtigkeit des Anfertigens von Türlisten unterstrichen – unter anderem mit folgender Begründung:
„Bei Türen kann es sich um sehr komplexe Gebilde handeln, die nicht nur eine ganze Reihe an Anforderungen erfüllen müssen – sie müssen auch im Zusammenspiel mit anderen Türen und deren Charakteristiken gesehen werden. Unüberlegt vorgenommene Änderungen an der technischen Konfiguration können sogar baurechtliche Konsequenzen, sprich: die Nichtzulassung der Tür, bewirken.“
Eine Möglichkeit, solche Türlisten anzufertigen, bietet MicroSoft SharePoint. Nun ist das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten über SharePoint keine neue Erfindung mehr und wird bereits in vielen Arbeitsfeldern standardmäßig umgesetzt. Jedoch wird diese Arbeitsweise vor allem im Bereich der Erstellung und Pflege einer Türliste noch nicht standardmäßig umgesetzt. Mit diesem Beitrag möchten wir noch einmal die Vorteile dieser Arbeitsweise aufzeigen und auf eventuelle Problemstellungen hinweisen.
Relativ häufig werden Türlisten in Projekten immer noch auf die traditionelle Weise erstellt und gepflegt. Eine oder mehrere Personen sind im Besitz einer „Master-Türliste“ und auch für deren Aktualität und Richtigkeit verantwortlich. Da aber besonders bei der Türenplanung viele unterschiedliche Gewerke zusammenkommen, müssen deren entsprechenden Vorgaben in dieser Türliste zusammengetragen werden. Durch diese vielen Schnittstellen können Türlisten schnell sehr große Dimensionen annehmen, wodurch auch die Fehlerwahrscheinlichkeit entsprechend zunimmt.
Durch die Arbeit in SharePoint kann man jedem Gewerk entsprechende Spalten in der Türliste zuordnen und von diesem bearbeiten lassen. Diese Zuordnung kann entweder organisatorisch (Spalten werden für jedes Gewerk entsprechend gekennzeichnet und auch nur von diesem Gewerk ausgefüllt) oder technisch (bestimmte Spalten werden gesperrt) umgesetzt werden. Hier haben die Verantwortlichen der Türliste vor allem die Aufgabe, die Liste auf Vollständigkeit und logische Fehler zu überprüfen.
Da uns sowohl die konventionelle Arbeitsweise als auch die Online-Kollaboration mit Türlisten vertraut ist, können wir beide Vorgehensweisen miteinander vergleichen und unsere Schlüsse bzw. Empfehlungen daraus ziehen. Vorab kann gesagt werden, dass das Arbeiten in SharePoint subjektiv einfacher und schneller vonstattengeht und auch im Ergebnis besser funktioniert. Die drei größten Vorteile aus unserer Sicht:
- Alle Beteiligten haben ständig Zugriff auf den aktuellen Stand der Türliste (alle haben denselben Informationsstand).
- Es kann parallel in einer Liste gearbeitet werden (kein Zeitverlust durch Zusammenführen und Neuverteilen der Listen).
- Übertragungsfehler bei der Zusammenführung der Informationen werden weniger.
Wenn man sich für die Arbeit in SharePoint entscheidet, muss man sich jedoch über folgende Punkte Gedanken machen:
- Wieviele Personen haben Zugriff auf die Liste?
- Wie wird die Zuordnung der Spalten auf die verschiedenen Gewerke gelöst? Rein organisatorisch? Rein technisch? Eine Mischung aus beidem?
- Werden in bestimmten Abständen zusätzliche Sicherheitskopien auf einer weiteren Plattform abgelegt?
- Wer ist für die Korrektheit der Eintragungen verantwortlich? Jedes Gewerk für seine Eintragungen? Die Verantwortlichen der Liste für alle Eintragungen?
- Kann diese Arbeitsweise nach den Datenschutzbestimmungen im Projekt durchgeführt werden?
- Können Fehler oder falsche Eintragungen und Löschungen wieder rückgängig gemacht werden, während gleichzeitig erstellte korrekte Einträge erhalten bleiben?
Das Bearbeiten der Türliste in einer gemeinsamen Excel-Datei, eingebettet in einer SharePoint-Umgebung, bringt viele Vorteile mit sich. Das Arbeiten ist bei einer guten Organisation schneller und weniger fehlerträchtig. Alle Beteiligten sind ständig auf dem aktuellsten Informationsstand und können dadurch auch frühzeitig auf eventuelle Fehler hinweisen und reagieren.
Die Online-Zusammenarbeit ist in vielen Bereichen des heutigen Berufsalltages Standard. Sollte das Projekt eine Kollaboration, beispielsweise in SharePoint, zulassen, können wir nur empfehlen, dies einmal auszuprobieren. Eventuell fängt man mit kleineren Projekten an und schaut, welche Schlüsse man für sich selbst daraus zieht, bevor man ein Großprojekt angeht.
