Bei der Planung und Umsetzung von Zutrittskontrollsystemen, egal ob es sich dabei um neue Anlagen, z. B. in Verbindung mit Neubauten, oder die Erweiterung bzw. Modernisierung von Bestandsanlagen handelt, treten immer wieder ähnliche Fragestellungen bei der Planung und Schwierigkeiten bei der Umsetzung auf.
Daher haben wir einmal ein Potpourri von typischen Fragestellungen und Fallstricken rund um den Lebenszyklus von Zutrittskontrollsystemen, also von der Planung bis zum „end of life“, zusammengestellt, um Ihnen Hilfestellungen für ihr nächstes Zutrittskontrollsystemprojekt zu geben. Natürlich lautet das Ziel, dass Ihr Projekt möglichst erfolgreich verläuft.
An dieser Stelle noch ein Hinweis: Mögliche Antworten auf die nachfolgend aufgeführten Fragestellungen werden in den übrigen Fachartikeln dieses Schwerpunkheftes diskutiert. Und natürlich ist nicht jede der aufgeführten Fragestellungen auch zwingend in jedem Projekt relevant.
Was sollte man nun bei der Planung unbedingt beachten? In jedem Fall sollte man sich der Frage stellen, ob Online- oder Offline-Zutrittskontrollsysteme zum Einsatz kommen oder eine Kombination aus beiden Technologien.
Die nächste Frage könnte lauten: Soll die klassische Zuko-Karte (offiziell: der Identifikationsmerkmalträger/IMT) gleichzeitig als Mitarbeiterausweis genutzt werden? D. h. die Karte wird mit Namen und Unternehmensadresse bedruckt. Auch wenn dies im Unternehmensalltag sicherlich recht praktisch ist, empfehlen wir trotzdem, dies nicht zu tun. Auch bei Karten mit zeitlich begrenzter Berechtigung bleibt immer noch eine Zeitspanne übrig, in der ein „Kartenfinder“ die Karte missbräuchlich nutzen kann. Aber Achtung, trennt man Zuko-Karte und Mitarbeiterausweis, trägt diese dann aber gemeinsam in einer Kartenhalterung und verliert diese dann, ist das Ergebnis quasi das Gleiche.
Stets angebracht ist auch die Frage: Inwieweit soll die Karte multifunktional genutzt werden? Theoretisch kann eine ganze Reihe von Funktionen neben der eigentlichen Zutrittsberechtigung auf der Karte integriert werden, wie z. B.:
- Zeiterfassung
- Kantinenabrechnung
- IT-Zugangsberechtigung
- Fuhrparkmanagement
Technisch ist dies grundsätzlich alles möglich. Im Vorfeld der Umsetzung erfordert eine solche Integration aber einen hohen Abstimmungsbedarf zwischen vielen Beteiligten bzw. Zuständigkeiten. Neben den rein organisatorischen Aspekten gibt es gerade im Bestand eine Reihe von Schnittstellen zu klären. Häufig gibt es schon viele der aufgeführten Dienste als eigenständige Lösungen und natürlich mit unterschiedlichen technischen Lösungen, gerade in Hinblick auf ein Leserverfahren. Wenn dann im Worst Case bei der Einführung eines neuen Zuko-Systems auch die Leseverfahren bei den integrierten Lösungen angepasst werden müssen, wird der (finanzielle) Aufwand schnell hoch und ein solches Integrationsprojekt ist dann leider zum Scheitern verurteilt.
In repräsentativen Bereichen ist oft die Diskussion bezüglich der Optik und des Designs der Kartenleser aufwendiger als die Klärung der technischen Parameter. Hier sind die Optikverantwortlichen des Auftraggebers rechtzeitig einzubinden. Und „optisch ansprechend“ ist eine sehr subjektive Anforderung. Wichtig ist nur, dass diese Diskussion nicht zu Lasten der Sicherheit geht, weil es eventuell das sicherheitstechnisch erforderliche System respektive die Leseeinheit sozusagen nicht in schön gibt.
Weiter geht’s mit Fragen, die wir für berechtigt halten: Wie wird mit einer „Generalkarte“ oder generell mit Karten mit Zutrittsberechtigungen für Hochsicherheitsbereiche umgegangen? Dürfen oder sollen Mitarbeiter diese Karten mit nach Hause nehmen? Oder kommen die Karten im Unternehmen über Nacht in den „Schlüsseltresor“ und man kann sie dort nur in Verbindung mit einer Zweifaktor-Authentifizierung, d. h. Standardkarte plus z. B. PIN, herausholen? Damit wird sichergestellt, dass ein Kartenfinder zumindest nicht in die höheren Sicherheitszonen gelangen kann. Den guten alten mechanischen Generalschlüssel hat man früher in der Regel auch im Unternehmen verwahrt und nicht mit nach Hause genommen.
Sollen Dauerberechtigungen erteilt werden oder muss der Mitarbeiter sich seine Tagesberechtigung morgens erst am ersten Kartenleser oder einem separaten „Ladegerät“ holen? Dabei muss die Aktualisierung der Berechtigung nicht zwingend immer täglich erfolgen. Ein Refresh kann auch in größeren Zeiträumen erfolgen – z. B. in Unternehmen, in denen der Mitarbeiter an wechselnden Standorten im Einsatz ist, aber aus logistischen Gründen nicht an jedem Standort ein „Ladegerät“ installiert werden kann.
Beim Austausch eines Zutrittskontrollsystems kommt auch immer die Frage auf, ob die vorhandene Datenbank weiter genutzt oder importiert werden kann. Auch bei Systemwechseln innerhalb von Produktreihen eines Herstellers stellt sich diese Frage. Sicherlich möchte man immer den Aufwand klein halten, was zunächst gegen das Neuaufsetzen einer Datenbank spricht. Es gibt aber auch durchaus Vorteile, nämlich die, dass keine Karteileichen aus der alten Datenbank übernommen werden. Hier muss sich sozusagen jeder an die eigene Nase fassen und fragen, wie denn seine alte Datenbank so aussieht und ggfs. einmal über organisatorische Prozesse nachdenken, wie im zukünftigen Betrieb eine regelmäßige Bereinigung der Datensätze durchgeführt werden kann. Letztendlich bestimmt aber die neue Technik, wie mit der Datenbank zu verfahren ist.
Hat man alle organisatorischen Aspekte berücksichtigt und die Planung natürlich perfekt durchgeführt, lauern dann in der Umsetzung die eigentlichen Fallstricke: Hauptproblem sind die vielen technischen Schnittstellen rund um die Tür, mit einer Vielzahl von Beteiligten und Zuständigkeiten. Wie können jetzt die möglichen Fehlerquellen zumindest minimiert werden? Grundvoraussetzung ist eine gute Planung, und, ganz wichtig, eine intensive Bauleitung (Koordination). Zusätzlich sollten die Beteiligten unbedingt vertraglich dazu verpflichtet werden, an gemeinsamen Abstimmungsgesprächen teilzunehmen und auch gemeinsam an der Inbetriebnahme mitzuwirken. Sonst ist der Schuldige für ein Nichtfunktionieren immer der, der gerade nicht anwesend ist.
Beim Bauen im Bestand gibt es immer eine Zeitspanne (Migrationsphase), in der die Zutrittskontrollfunktionalität an einer oder mehreren Türen temporär nicht verfügbar ist. Wie groß diese Zeitspanne ist, hängt von vielen Faktoren ab. Wichtig ist, rechtzeitig über das Migrationskonzept nachzudenken, damit nicht plötzlich Türen offen stehen oder Zugänge nicht nutzbar sind. Im Zweifelsfall muss dafür gesorgt werden, dass vorübergehend fehlende Sicherheitstechnik durch zusätzliches Sicherheitspersonal oder andere geeignete Maßnahmen ersetzt wird.
Bei der Kabelführung rund um die Tür ist darauf zu achten, dass diese immer auf der sicheren Seite erfolgt. Das hört sich selbstverständlich an – das Gegenteil davon haben wir aber schon auf Baustellen erlebt. Und so etwas passiert selbst dann, wenn die Planung es richtig vorgibt.
Zum Schluss noch der Hinweis auf ein aktuelles Problem, nicht nur im Bereich der Zutrittskontrolltechnik: Teilweise sind die Lieferzeiten für die elektronischen Komponenten (Chips) sehr lang. Auf diesen Fakt hat man leider keinen Einfluss. Daher nur der gut gemeinte Hinweis, Zuko-Projekte nicht auf die lange Bank zu schieben und nicht erst
5 vor 12 mit dem Projekt zu beginnen, sondern deutlich früher. Sicherlich gibt es im Notfall immer die Möglichkeit, Interimsmaßnahmen aufzusetzen, aber dies führt auf jeden Fall zu höheren Kosten und vermeidbaren Diskussionen. Projektrisiken wie Lieferverzögerungen und Personalausfall sowie der fortwährende Fachkräftemangel müssen einkalkuliert werden.
Die Empfehlung lautet also, etwas früher mit dem Projekt zu beginnen – und alle Beteiligten können entspannt auf das hoffentlich erfolgreiche Projektende schauen, wozu natürlich auch die ganzen vorstehenden Hinweise beitragen sollen.
