Dies ist sicherlich eine etwas provozierende Frage. Egal ob im Unternehmen, als Vermieter von Gewerbe- oder Wohnräumen, als Projektenwickler oder als Betreiber einer oder vieler Immobilien, wir leben doch schon seit Jahrzehnten mit den Notwendigkeiten der Zutrittsorganisation. Wie kommt die Person A in den Bereich 1? Als Person mit einer Zutrittskarte, mit einem Transponder oder einem Schlüssel. Als Nutzer, als Besucher oder als beauftragter Dienstleister zur Erledigung von notwendigen Stör- bzw. Reparaturarbeiten. Die Coronapandemie führte dabei vor Augen, dass vieles Eingeschliffene bzw. Gängige konzeptionell nicht immer funktioniert, wenn Ausnahmesituationen besondere Lösungen erfordern. Als Redakteure des Sicherheits-Berater konnten wir beobachten, wie teilweise innerhalb weniger Tage Zutrittskontrollsysteme, elektronische oder mechanische Schließanlagen bei Kunden integriert wurden, um Gebäude auf die geänderten Zutrittsprozesse anzupassen. Sicherlich in dem einen oder anderen Fall nachvollziehbar, wird man aber im Nachhinein feststellen, dass dieser Aktionismus perspektivisch nicht die gewünschten Ergebnisse gebracht hat. Deshalb möchten wir nachfolgend einige Anregungen geben, wie die Verknüpfung von digitalen Möglichkeiten in Zusammenhang mit Schließanlagen effizient umsetzbar sein kann:
1. Basis jeder neuen Planung sollten aktuelle Planungsunterlagen sein. Wir stellen immer wieder fest, dass zwar CAD-Zeichnungen und Eintragungen zu Türen und anderen schließbaren bzw. zutrittskontrollierten Bauteilen vorhanden sind. Aber: Sie sind selten aktuell bzw. Detail-Informationen zu Schließungen bzw. Lesern oder digitalen Beschlägen oder Zylindern fehlen. Es ist eine Grundlagenarbeit, aber lassen Sie sich dennoch darauf ein, diese Unterlagen auf einen aktuellen Status zu bringen!
2. Über welche Stammdaten verfügen Sie bezüglich der Schließanlage oder der Berechtigungsprofile im ZK-System? Den Schließplan hat zumindest der Lieferant auf dem aktuellen Stand! Nur fehlt spätestens bei der ersten Nachlieferung die Verortung zur Einbausituation von Zylindern. Auch sind im ZK-System Profile angelegt, die aber nur bedingt den dynamischen Entwicklungen über die Jahre angepasst wurden. Dies ist in so manchem Fall das Einfallstor für versierte Vertriebler: „Vergessen Sie ihre alte Anlage! Jede Neuinvestition ist wirtschaftlicher als eine Anpassung!“ Somit werden mangelhafte Verwaltungen in der Vergangenheit durch zusätzliche Investitionen in die Zukunft kaschiert. Machen Sie es besser: Überlegen Sie, wie die Verwaltung Ihrer Schließanlage aus-sieht! Haben Sie „auf Knopfdruck“ einen revisionssicheren Status über verbaute Zylinder und lagernde oder ausgegebene Schlüssel? Können Sie die Zylinder mit Schließungen den jeweiligen Türen und die Schlüssel den entsprechenden Personen zuordnen? Heutige gute elektronische Verwaltungssysteme können dies! Nicht immer ist die kostenfreie Beistellung solcher Software die beste Lösung! Und die sehr guten Systeme sind oft für einen angemessenen Preis zu bekommen. Der meiste Aufwand steckt dort eher in der Implementierung und der projektspezifischen Integration der Informationen.
3. Bei qualitativ guten Schließanlagenverwaltungsprogrammen ist eine integrierte Visualisierung bereits Standard. So ist relativ einfach ermittelbar, welche Schließungen eine Person benötigt, um innerhalb des Gebäudekomplexes in einen definierten Raum zu gelangen. Das heißt aber auch, dass genau diese Programme in frühen Planungsstadien (z. B. bei Umbauten) dazu dienen können, für diese Zutrittswege die Schließungen so festzulegen, dass die Person nur einen Schlüssel benötigt! Mit einem zukunftsfähigen Schließanlagenorganigramm ergibt sich eine optimale Situation für eine langlebige Schließanlage.
4. Das Gleiche könnte man sich im Zusammenhang mit einem Zutrittskontrollsystem vorstellen: Auch dort könnten Wege festgelegt und deren Berechtigungen individuell vergeben werden. Hier gibt es unterschiedliche Bearbeitungstools zur Darlegung von gegebenen Prozessabläufen, die z. B. wir derzeit im Rahmen von Projektbearbeitungen nutzen. Dazu werden wir sicherlich nach Fertigstellung unsere Erfahrungen im Sicherheits-Berater noch mitteilen.
5. Die mechanischen Schließanlagen werden von vielen heute als Relikt einer vergangenen Zeit abgetan. Elektronische Schließanlagen sind die Zukunft. Nur: Wenn Sie 100 Türen mit einem elektronischen Schließsystem ausstatten, investieren Sie schnell 30.000 Euro oder mehr! Ein mechanisches System, ggf. mit modularen Umbaumöglichkeiten von Zylindern, können Sie bei guter Planung bereits für 5.000 bis 8.000 Euro erhalten. Argumente für die Elektronik sind oft die individuelle Berechtigungsvergabe und das Sperren der Berechtigungen bei Verlusten von Transpondern. Nur haben Sie einmal darüber nachgedacht, dass Sie den Schlüsselverlust in der Mechanik minimieren könnten, indem sie die Schlüssel auf dem eigenen Gelände, im Gebäudekomplex, im Krankenhaus, in der Behörde usw. nur, wenn notwendig, ausgeben? Es gibt Schlüsselschränke unterschiedlicher Hersteller, die über unterschiedliche Strukturen ihrer Steckplätze (chaotische Lagerhaltung, eindeutig festgelegte Ordnungsstruktur) über unterschiedliche Berechtigungsmedien (Karte, Transponder, PIN, Smartphone usw.) die Ausgabe und Rücknahme nachweisbar möglich machen und die im Falle einer offenen Rückgabe nach einer definierten Zeit bzw. mit einstellbarem Datum oder Uhrzeit automatisch eine Alarmmeldung generieren.
6. Auch hier ist die Digitalisierung bereits eingezogen: Es gibt mittlerweile Schnittstellen zwischen diesen Lagerhaltungslogarithmen, den Zutrittskontrollsystemen und der Schließanlagenverwaltung. Dieser Mehrwert kostet gerade in der Planung und Umsetzung Geld. Der ROI (Return on Investment) ist jedoch recht schnell erreicht, da (vorausgesetzt die Dokumentation ist aktuell) dies oft dazu führt, dass vorhandene Zutrittssysteme nicht kostspielig ausgetauscht, sondern weitergenutzt werden können.
7. Ein Wermutstropfen zum Schluss: Die Nutzer müssen sich umstellen. Einer Akzeptanz für diesen Paradigmenwechsel sollte man frühzeitig den Weg bereiten, indem man die vorgesehenen Veränderungen frühzeitig kommuniziert und mit entsprechenden Präsentationen einfach und anschaulich erläutert.
Zusammenfassend ist festzuhalten, dass sich die Verknüpfung zwischen Elektronik und Mechanik in der Zutrittsorganisation nach unserer Erfahrung immer weiter durchsetzen wird, da sie hervorragend die heutigen Digitalisierungsmöglichkeiten mit bewährten und oft vorhandenen technischen Anlagen verknüpft.
