In den letzten Jahrzehnten Standard, aber auch heute immer noch weit verbreitete Vorgehensweise, ist die Beschaffung von sicherheitstechnischen Anlagen auf Basis von Leistungsbeschreibungen in Kombination mit einer differenzierten Einzelpositionsbeschreibung und konkreten Massenvorgaben für alle Anlagenkomponenten. Diese Vorgehensweise hat auch funktioniert, solange die sicherheitstechnischen Anlagen aus einer Anzahl von konkreten Komponenten mit, aus heutiger Sicht, überschaubarer Funktionalität bestanden haben. Der Planer konnte eine Systemarchitektur entwickeln, die am Beispiel der Videotechnik im Wesentlichen aus den Kameras selbst, einer sternförmigen Koaxialverkabelung, einer Kreuzschiene (da müssen die jüngeren Leser einmal die älteren Kollegen fragen, was das ist) und Monitoren bestand. Aber die technische Entwicklung ist weitergegangen und so wurden aus den Punkt-zu-Punkt-Verbindungen der Koaxialkabel komplexe Datennetze und aus den mehr oder weniger festverdrahteten Kreuzschienen frei konfigurierbare Softwarelösungen, aufgesetzt auf, sofern für die Lösung erforderlich, redundanten Serversystemen. Oder kurz gesagt: ein IT-Projekt. Dies gilt in ähnlicher Form auch für die übrigen typischen Anlagen der Sicherheitstechnik. Mal mehr wie bei den Gefahrenmanagementsystemen oder weniger wie bei Einbruch- und Brandmeldeanlagen.
Diese Entwicklung der, grob geschätzt, letzten 20 Jahre führt dazu, dass die klassische Ausschreibung mit Einzelpositionen nicht mehr funktioniert. Software lässt sich nicht einfach wie 3 kg Kartoffeln der Handelsklasse A ausschreiben. Vielmehr ist es erforderlich, ein detailliertes Lastenheft mit Beschreibung der funktionalen Anforderungen zu erstellen. Dazu kommen noch weitere Aspekte wie das Erstellen von Datenschutz- oder Informationssicherheitskonzepten. Gleichzeitig ist die Systemarchitektur komplexer und produktspezifischer geworden.
Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, sicherheitstechnische Anlagen so auszuschreiben, wie es im Bereich der IT schon lange Usus ist – nämlich in Form einer funktionalen Ausschreibung. Dort werden die geforderten, in der Regel softwarebasierten Funktionalitäten der sicherheitstechnischen Anlage, aber auch die Vorgaben an die Konfiguration des Datennetzes (z. B. IT-Security) oder die Anforderungen an den Datenschutz (z. B. wie erfolgt der Zugriff auf aufgezeichnete Daten) dediziert und überprüfbar beschrieben. Ergänzt wird das Ganze um zeichnerische Darstellungen (z. B. Schemata mit Darstellung der Schnittstellen zu Drittsystemen). Bei der Erstellung der Unterlagen ist unbedingt zu beachten, dass die Ausschreibungsunterlagen den Bieter in die Lage versetzen müssen, alle preisrelevanten Massen, Funktionalitäten und Aufwände (Anzahl Kameras, Menge des Installationsmaterials, aber auch den Aufwand für die Systemkonfiguration) selbständig zu ermitteln.
Dieser Projektansatz hat auch Auswirkungen auf die herkömmlichen klassischen Positionsleistungsverzeichnisse. Wenn im Rahmen der funktionalen Ausschreibung kein Massen-Leistungsverzeichnis mehr erstellt wird, wird empfohlen, von einzelnen Komponenten, deren Massen sich im Rahmen der Realisierung erfahrungsgemäß gerne verändern, wie z. B. Kameras in der Videotechnik, zusätzlich zum eigentlichen Angebotspreis auch eine Reihe von Einheitspreisen abzufragen. Damit ist sichergestellt, dass bei möglichen Nachträgen aufgrund geänderter Anforderungen keine Mondpreise aufgerufen werden können.
Nur ein Angebotspreis und zusätzlich einige Einheitspreise ergeben aber dennoch noch nicht das Ei des Kolumbus. Der Sicherheits-Berater schlägt deshalb eine modifizierte Vorgehensweise vor, um Leistungen bei einer Angebotsauswertung auch preislich adäquat nebeneinanderlegen zu können. Es sollte ein Preis- bzw. Kalkulationsblatt in der Form eines Positions-Leistungsverzeichnisses erstellt werden. Hierin werden relevante Leistungsblöcke selektiert, die der Bieter kalkulieren kann und soll. Einheitspreise, die davon nicht abgedeckt werden, können bzw. sollten dann noch zusätzlich abgefragt werden.
Vorteil der funktionalen Ausschreibung: Zusammen mit der Errichtung bzw. Bauausführung wird auch der Entwurf für die Leistung dem Wettbewerb unterstellt, um die technisch, wirtschaftlich und beste funktionsgerechteste Lösung zu ermitteln.
Die aus diesem Verfahren resultierenden unterschiedlichen Lösungsansätze bringen dann allerdings den Nachteil mit sich, dass der Prüfungsaufwand größer wird, da man sich in die verschiedenen Konzepte einarbeiten muss und die Vergleichbarkeit und Bewertung der Angebote aufwendiger zu erzielen sind. Hier hilft dann die Zuhilfenahme einer Bewertungsmatrix weiter (siehe auch separaten Bericht weiter unten). Eine solche Bewertungsmatrix stellt dann auch ein Überprüfen der Vergabeempfehlung sicher (Revision).
An dieser Stelle sei auch explizit darauf hingewiesen, dass auf keinen Fall vergessen werden darf, und das gilt für den gesamten Projektablauf, die Fachabteilungen für IT, Datenschutz und Informationssicherheit frühzeitig in das Projekt einzubinden. Unterlässt man das, kann das im Worst Case gleichbedeutend mit einem Projektstopp sein.
