Den Umgang mit Daten, z. B. von Seminarteilnehmern, datenschutzkonform zu gestalten, ist nicht immer leicht. Sowohl aus Respekt gegenüber den Personen, die der Veranstalter erhält, als auch aus datenschutzrechtlicher Sicht ist die Datenverarbeitung bereits im Vorfeld sorgfältig zu planen.
Jeder kennt die Listen, die bei einer Vor-Ort-Veranstaltung – meist in Papierform – durch die Reihen wandern oder an einem zentralen Punkt ausliegen. In diese Liste sollen die Teilnehmer diverse Angaben eintragen, wie ihren Namen, das Unternehmen, ihre Funktion, E-Mail-Adresse und ggf. weitere Informationen. Oder aber die Liste enthält bereits alle Angaben und es wird eine Unterschrift zur Bestätigung verlangt.
Teilnehmerlisten sind praktisch und werden auch von den Referenten geschätzt. Wo also liegt das Problem? Beinah bei jeder Veranstaltung gibt es eine Person, die keine Lust hat, sich mit anderen Teilnehmern zu vernetzen oder in einen Gruppenchat eingeladen zu werden, in dem vielleicht Inhalte kommuniziert werden, die nicht für die Veranstaltung, z. B. ein Seminar, relevant sind. Jede Person hat das Recht zu entscheiden, ob sie in eine solche Gruppe bzw. Liste aufgenommen werden möchte oder nicht. Hier greift das Recht auf informationelle Selbstbestimmung.
Steigen wir in die Datenschutzthematik ein. Was ist unter der Berücksichtigung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zulässig? Zwei Fragen, die bei der Planung einer Teilnehmerveranstaltung oder einer Unterweisung häufig gestellt werden: Dürfen Listen der Teilnehmer überhaupt geführt werden? Und wenn ja, dürfen die Listen anderen Personen, beispielsweise den Referenten, zugänglich gemacht werden?
Der Veranstalter muss seine Funktion als Dienstleister wahrnehmen können. Dazu gehört beispielsweise das Ausstellen von Teilnahmebestätigungen, das Erstellen von Rechnungen für die Teilnahme, die Organisation und Planung des Veranstaltungsortes, der sich nach der Anzahl teilnehmender Personen richtet, etc. Gegebenenfalls gibt es Rückfragen zur Anmeldung, sodass hierfür Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer notwendig sind. Für interne Zwecke kann der Veranstalter, z. B. ein Seminaranbieter, um-fangreiche Teilnehmerlisten erstellen und sich dabei auf das Unternehmensinteresse als Rechtsgrundlage stützen.
Eine Weitergabe der Teilnehmerliste an Referenten oder das Veröffentlichen (z. B. durch Abdrucken in den Seminarunterlagen) gilt als eine Datenübermittlung.
Ob die Datenübermittlung datenschutzrechtlich zulässig ist, hängt vom Informationsgehalt der Liste ab. Sofern die Liste nur die Namen der Teilnehmer und das Unternehmen enthält kann argumentiert werden, dass die jeweilige Ansprache der Teilnehmer verbessert wird, wenn untereinander die Namen bekannt sind. Bei Vor-Ort-Veranstaltungen erhalten die Teilnehmer in der Regel Namensschilder zum Anstecken oder Umhängen und auf den Tischen stehen gedruckte Namensschilder, damit der Referent gezielt Personen ansprechen kann. Auch hier kann als Rechtsgrundlage das Unternehmensinteresse angeführt werden, denn Ziel der Veranstaltung ist der kommunikative Austausch aller Beteiligten.
Weitere Daten werden auf einer zur Veröffentlichung vorgesehenen Teilnehmerliste nicht benötigt. Das Abdrucken von E-Mail-Adressen und Telefonnummern, ggf. mit Durchwahl, der Teilnehmer kann zu Problemen führen. Diese Informationen benöti-gen die Teilnehmer voneinander nicht und können solche Angaben im direkten Gespräch miteinander auszutauschen.
Möchte der Veranstalter auf die Aufnahme von Kontaktdaten in der zur Veröffentlichung vorgesehenen Liste nicht verzichten, hat er die Teilnehmer vorab zu fragen, ob sie mit der Veröffentlichung dieser Daten einverstanden sind. Dabei sind die Vorgaben der DSG-VO an eine Einwilligung einzuhalten: Sie muss freiwillig, zweckgebunden, in informierter Weise und unmissverständlich sowie mit einem Hinweis auf das Widerrufsrecht und nachweisbar erfolgen (Art. 7 DSGVO).
Die Abfrage, ob eine Weitergabe klar benannter Daten an andere Teilnehmende und Referenten unter festgelegten Zwecken ge-wünscht ist, muss bereits vor der Veranstaltung in der Anmeldung stattfinden. Verneint ein Teilnehmer die Veröffentlichung, ist seine Entscheidung entsprechend zu berücksichtigen. Soll die Datenweitergabe erst während oder nach der Veranstaltung stattfinden, kann die Einwilligung auch zwischendurch eingeholt werden.
Die Variante, die Liste der Teilnehmer auszulegen oder herumgehen zu lassen, um die Anwesenheit per Unterschrift zu dokumentieren, ist nur so lange unproblematisch, wie allgemeine Daten (Name, ggf. das Unternehmen) enthalten sind.
Ein weiterer Stolperstein können Angaben zu Essenswünschen werden. Möglicherweise lassen sich Rückschlüsse auf Informationen zur Gesundheit (Allergien), zu religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen ziehen. Eine Strichliste statt einer Namensliste unter einem ausgelegten Menüplan, bei dem die Teilnehmer die Wahlmöglichkeiten haben, bringt dieselbe Erkenntnis, was wie oft zu bestellen ist.
Die einfachste Möglichkeit zur Vernetzung bei einer Veranstaltung ist die Selbstorganisation – losgelöst von der Veranstaltung. Auf einem Blankozettel, der herumgegeben wird, können alle Personen ihre Kontaktdaten und auch beliebige andere Informationen ein-tragen, die sie freiwillig teilen möchte. Final kann diese Liste kopiert und verteilt werden.
