Behördliche Genehmigung für Ihre Veranstaltung?

Von der Antragstellung über die Zuständigkeit und das Verfahren bis hin zur möglicherweise notwendigen Genehmigung und allfälligen Auflagen bestehen viele Unsicherheiten bei der Durchführung von Veranstaltungen. Die Rechtsanwaltspartnerschaft Schlatter-Zahl-Kuhnt aus Konstanz gibt nachfolgend in ihrem (gekürzten) Gastbeitrag einen Überblick.

Was ist das eigentlich – eine Veranstaltung?

Wenn wir hier von Veranstaltung sprechen, dann orientieren wir uns an der Definition von Wikipedia:

„Eine Veranstaltung ( … ) ist ein zeitlich begrenztes und geplantes Ereignis, an dem eine Gruppe von Menschen teilnimmt. Dieses Ereignis hat ein definiertes Ziel und eine Programmfolge mit thematischer, inhaltlicher Bindung oder Zweckbestimmung. Die Organisation des Ereignisses liegt in der abgegrenzten Verantwortung eines Veranstalters, einer Person, Organisation oder Institution.“

Von Veranstaltungen abzugrenzen sind allerdings Versammlungen i. S. d. Art. 8 GG, also z. B. Demonstrationen.

Keine allgemeine Genehmigungspflicht für Veranstaltungen

In Ermangelung eines Veranstaltungsgesetzes gibt es bis heute keine spezifischen Rechtsgrundlagen für den verwaltungsrechtlichen Umgang mit Veranstaltungen. Daraus folgt, dass es „die Genehmigung“ einer Veranstaltung nicht gibt. Insbesondere wird für die Durchführung einer Veranstaltung an sich in der Regel keine Genehmigung benötigt (Ausnahmen durch Sonderregelungen in Bayern und Thüringen). „An sich“ bedeutet: Es existiert eine Fülle an Vorschriften aus ganz unterschiedlichen Bereichen.

Welche Vorschriften sind anwendbar?

Entscheidende Kriterien zur Bestimmung von Zuständigkeiten und für die Frage, welche Rechtsvorschriften anwendbar sind, sind Art, Inhalt und Ort der Veranstaltung. Auch ist zu klären, wer eigentlich der Veranstalter ist. Nicht zuletzt mag noch eine Rolle spielen, für wen die Veranstaltung eigentlich zugelassen ist.

Vielfältige Mischformen prägen das Bild der Veranstaltungswelt. Und doch sind mit den Inhalten einer Veranstaltung Fragen einer möglicherweise notwendigen Genehmigung verbunden.

• Bei Musikveranstaltungen kommt beispielsweise oft der Lärm- und Nachbarschutz ins Spiel, werden Speisen und Getränke – viel-leicht sogar Alkoholika – ausgegeben, kommen schank- und gaststättenrechtliche Aspekte sowie Jugendschutz und Hygiene hinzu.
• Bei Messen und Märkten sind eher gewerberechtliche Vorschriften tragend und gelegentlich spielt es noch eine Rolle, ob es sich bei der Veranstaltung um ein „Vergnügen“ handeln soll oder nicht. Umfasst die Veranstaltung auch die Beherbergung, möglicherweise auch auf einem Campingplatz, so kann – je nach Bundesland – der Blick auf die Vorschriften zum Betrieb von Beherbergungsstätten oder Campingplätzen hilfreich sein.

Genauso bunt und vielfältig wie die deutsche Veranstaltungslandschaft gestaltet sich der Reigen möglicher Rechtsgrundlagen. Die Stichworte lauten z. B.:

• straßen- und straßenverkehrsrechtliche Vorschriften
• Vorschriften zu Versammlungsstätten wie Theater, Bürgerhaus oder Mehrzweckhalle
• das Sonderbaurecht, ggf. mit Sonderbauvorschrift
• das bundeslandspezifischen Bauordnungsrecht
• Vorschriften zum Bau und Betrieb von Fliegenden Bauten
• das Grünanlagen- und Umweltrecht
• Vorschriften zum Betrieb von Campingplätzen
• örtlich deutlich differente Satzungen mit weitreichender Regelungstiefe zu den Themen Kommunale Nutzungen, Geschirr, Wiederverwertung sowie Ver- und Entsorgung

Nach verschiedenen Anschlägen auf und Unglücken bei Großveranstaltungen hat die Frage nach der Sicherheit von Veranstaltungen eine größere mediale Aufmerksamkeit erhalten. Die Vermeidung von Unfällen z. B. aufgrund technischer Gegebenheiten ist bei größeren Veranstaltungen schon seit vielen Jahren ein fester Bestandteil der Planungen.

Auch im Bereich Crowd-Management hat sich insbesondere seit dem Love-Parade-Unglück viel getan. Der Umgang mit Gefährdungen von außen durch kriminelles, insbesondere terroristisches Verhalten ist einerseits geprägt von einer großen Ungewissheit hinsichtlich des Eintritts. Auf der anderen Seite können die Auswirkungen schnell extreme Ausmaße annehmen.

Weiter stellt sich die Frage, wer die Veranstaltung eigentlich veranstaltet und für welche Veranstaltung oder welche Veranstaltungsteile verantwortlich sein soll: Das 1000-jährige Stadt-Jubiläum, der Weihnachtsmarkt, das Dorffest – hierbei tritt häufig die Kommune als Veranstalter auf und möglicherweise „genehmigt“ sich die Kommune manch eine Veranstaltung selbst.

Der Großteil der Veranstaltungen in Deutschland wird jedoch von Privatpersonen veranstaltet:

• professionelle Veranstalter
• Unternehmen, die fallweise als Veranstalter auftreten, z. B. bei Aktionärsversammlungen, Mitarbeiterversammlungen, Firmenjubiläen, dem Tag der offenen Tür o.ä.
• sogenannte „private Privatpersonen“, z. B. wegen eines Vereinsfestes oder auch Freundeskreise, die ein kleines Open-Air-Festival oder ein geselliges Miteinander auf die Beine stellen.

Anwendung der Vorschriften durch die Verwaltung

Die ranghöchsten gesetzlichen Regelungen befinden sich im Grundgesetz und betreffen:

• die Allgemeine Handlungsfreiheit nach Art. 2 Abs. 1 GG
• die Kunstfreiheit nach Art. 5 GG
• und das Grundrecht auf Berufsfreiheit nach Art. 12 Abs. 1 GG.

Jeder Veranstalter kann sich also auf diese Grundrechte berufen, wenn er eine Veranstaltung durchführen möchte. Will die Verwaltung einschränkende Auflagen erlassen, braucht sie eine Rechtsgrundlage. Zum Beispiel darf die zuständige Behörde ein Sicherheitskonzept nur dann einfordern, wenn ein Gesetz dies erlaubt. Unabhängig davon trägt jeder Veranstalter eine Eigenverantwortung zur Prüfung seiner vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten.

Wie nun damit umgehen?

Nachfolgend einige Ideen, wie Verantwortliche in Ämtern, bei Behörden und Einsatzorganisationen sowie auf Seiten der Veranstalter besser mit dem Paragraphendschungel umgehen können:

• Schon frühzeitig in der Veranstaltungsorganisation sollten alle öffentlichen Stellen eingebunden werden, die mit der Veranstaltung zu tun haben könnten. Das kann individuell mit den jeweiligen Ämtern oder z. B. in einer Sitzung mit allen Vertretern gemeinsam erfolgen. So kommt es zu keinen „Überraschungen“ und alle Beteiligten haben die Chance, ihre Belange zu formulieren. Im Optimalfall einigen sich die Behörden auf eine sog. „federführende Stelle“.
• Sind für eine Veranstaltungsdurchführung Anträge notwendig, so sollten diese frühzeitig gestellt werden, damit die jeweils zuständigen Behörden bestehende Fristen und ggf. notwendige Beteiligungen berücksichtigen können – insbesondere bauordnungsrechtliche Verfahren sind fristentückisch und ggf. auch sehr umfangreich.
• In einem strukturierten Verfahren sollte die formale verwaltungsrechtliche Seite mit den privatrechtlichen Aspekten in Einklang gebracht werden, an dessen Ende dann eine entsprechende behördliche Verfügung steht. Diese kann durch die Formulierung eines abgestimmten Pflichtenheftes, in welchem die Meilensteine des Verfahrens, die notwendigen einzureichenden Unterlagen und die möglichen Inhalte von Verfügungen vorbereitet werden.
• Sind Zwischenschritte notwendig, können seitens der Behörde zur Sicherung von Arbeitsergebnissen auch Zwischenverfügungen erlassen werden, die dann den Verfahrenslauf sichern, aber auch Rechtssicherheit für die Beteiligten bieten.
• Mit einer Verfügung verbundene Bedingungen und Auflagen sollten immer so früh formuliert werden, dass sich die „Belasteten“ auf eine Umsetzung einstellen können.
• Natürlich können behördliche Verfügungen auch Gegenstand von Rechtsmitteln sein. Aber der Rechtsweg, also die Überprüfung einer Auflage durch die Verwaltungsgerichte, dürfte allem rechtsidealistischen Denken zum Trotz nur in wenigen Fällen das Mittel der Wahl sein. Schneller und kostengünstiger ist es, der Behörde aufzuzeigen, dass der Veranstalter schon von sich aus auf eine sichere Veranstaltung bedacht ist und dokumentierbare Maßnahmen treffen wird.
• Gesetzliche und behördliche Anforderungen müssen sich nicht zwingend mit den privatrechtlichen Anforderungen einer Veranstaltungsplanung und Durchführung decken – denken Sie also stets auch daran: Sicher Handeln, weil man will, nicht weil man muss …

Hinweis: Der Sicherheits-Berater hat diesen Gastbeitrag für den Abdruck im Heft stark gekürzt und nochmals freigeben lassen. Er steht auf www.sicherheits-berater.de zusätzlich in voller Länge zur Verfügung.