Immer häufiger erhält man bei der Anbahnung einer Geschäftsbeziehung ein Dokument, auf dem die Selbstbestätigung erfolgen soll, dass der Datenschutz und die personenbezogene Datenverarbeitung im eigenen Unternehmen beachtet wird und die Daten der Geschäftspartner entsprechend der gesetzlichen Vorgaben verarbeitet werden.
Anwendungsbereich
Oft herrscht Unsicherheit, welche Daten der Geschäftspartner unter den Anwendungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fallen. Eine Information liefert die DSGVO in Art. 1, Abs. 2 selbst:
„Diese Verordnung schützt die Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen und insbesondere deren Recht auf Schutz personenbezogener Daten“.
DSGVO Art. 1, Abs. 2
Natürliche oder juristische Person
Das heißt, sobald Daten natürlicher Personen verarbeitet werden, ist die Verordnung zu beachten. Nun sieht die deutsche Rechtsprechung zwei Arten von Personen vor:
- die natürliche Person als individuellen Menschen mit seinen Rechten und Pflichten (§ 1 BGB)
- und die juristische Person als Organisation (Personenmehrheit) mit ihren Rechten und Pflichten gem. § 21 ff BGB.
Was also ist eine natürliche Person? Auch hierzu gibt die DSGVO im Erwägungsgrund 14 Auskunft:
„Der durch diese Verordnung gewährte Schutz sollte für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten natürlicher Personen ungeachtet ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Aufenthaltsorts gelten. Diese Verordnung gilt nicht für die Verarbeitung personenbezogener Daten juristischer Personen und insbesondere als juristische Person gegründeter Unternehmen, einschließlich Name, Rechtsform oder Kontaktdaten der juristischen Person.“
DSGVO Erwägungsgrund 14
Fazit: Wenn sich die Daten auf ein Unternehmen beziehen (Aktiengesellschaft, Gesellschaft mit beschränkter Haftung, Genossenschaft, Stiftung, Kommanditgesellschaft, eingetragener Verein …) ist die DSGVO nicht anwendungsrelevant.
Lassen sich die Daten des Geschäftspartners einer bestimmten Person (Max Mustermann) zuordnen, sind die Angaben DSGVO konform zu behandeln wie die Daten einer Privatperson. Dies gilt auch für Notare, Anwälte und eingetragene Kaufleute, die keine juristischen Personen im Sinne der deutschen Rechtsordnung sind.
Was bedeutet das nun für die Daten der Geschäftspartner? Der Name, die Adress- und Kontaktdaten von Max Mustermann als Privatperson, als Max Mustermann e. K. oder als Angestellter des 3-Fragezeichen-Unternehmens sind personenbezogene Daten und müssen datenschutzkonform gem. Art. 4 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Kurzum: Die DSGVO ist sowohl für geschäftliche als auch private Daten einer individuellen Person anzuwenden.
Ausnahmen
Natürlich gibt es Ausnahmen bei dieser Regelung. Beziehen sich die Daten auf das Unternehmen selbst (z. B. die Adresse oder IBAN der GmbH), fallen diese Daten nicht in den Anwendungsbereich der DSGVO. Das gleiche gilt für Sammel-E-Mail-Adressen (info@3-?-Unternehmen.org) oder die Telefonnummern einer Service-Hotline, hinter der sich nicht immer ein und dieselbe Person verbirgt.
Datenschutzgrundsätze
Letztlich bleibt darauf hinzuweisen, dass die Datenschutzgrundsätze zu beachten sind:
- Vor jeder Verarbeitung (erheben, speichern, übermitteln etc.) ist zu prüfen, ob es eine Rechtsgrundlage (z. B. Einwilligung, Angebot, Vertrag, Unternehmensinteresse …- Art. 6 DSGVO) gibt.
- Information + Transparenz: Informieren Sie Ihre Geschäftspartner über die Datenverarbeitung (der Auslöser dieses Artikels).
- Speichern Sie nur die Daten, die für den Verarbeitungszweck erforderlich sind (so wenig wie möglich, so viel wie notwendig im Sinne der Datensparsamkeit).
- Löschen oder anonymisieren Sie die Daten nach dem Grundsatz der Datenminimierung, wenn der Zweck, für den sie erhoben wurden, entfallen ist, das heißt, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden (z. B. der Ansprechpartner ist nicht mehr im Unternehmen des Geschäftspartners tätig und ein Nachfolger wurde bekanntgegeben).
- Sorgen Sie durch technische und organisatorische Maßnahmen für Sicherheit, dass auch die Stammdaten der Mitarbeiter des Geschäftspartners ordnungsgemäß vor dem Zugriff Unbefugter geschützt sind.
