Der Personalausweis dient der Identifikation der Bürger in Deutschland und im Schengen Raum bzw. deren Identität wird mittels Vorlage verifiziert. Neben Vor-/Nachname, Adresse, Geburtsdatum und Sicherungsmerkmalen enthält der Ausweis biometrische Daten, wie Augenfarbe und Körpergröße, die nach Datenschutzrecht zu den sensiblen Daten zählen und einer besonderen Datenschutzkategorie (Art. 9 DSGVO) angehören. Auch ein neuerer Reisepass enthält Kriterien zur Identifikation einer Person. Seit 2007 werden biometrische Daten, z. B. zwei Fingerabdrücke, auf dem Chip gespeichert. Er soll in erster Linie die Identifikation im Nicht-EU-Ausland ermöglichen.
Im Juni 2017 wurden die Voraussetzungen für das Anfertigen von Personalausweiskopien gelockert (vgl. hierzu auch Sicherheits-Berater 17/2014, S. 264 f.). Seitdem sind Personen, die in einer typischen Alltagssituation aufgefordert werden, den Ausweis vorzuzeigen oder um Einverständnis gebeten werden, eine Kopie anfertigen zu dürfen, vielfach verunsichert.
Kredit-/Finanzdienstleister, Versicherungen, Steuerberater, Immobilienmakler und sog. Güterhändler sind seit dem Inkrafttreten des Geldwäschegesetzes verpflichtet – und haben auch das Recht – eine vollständige Kopie des Ausweises anzufertigen oder diesen vollständig optisch digitalisiert zu erfassen, ohne bestimmte Daten schwärzen zu müssen, wenn höhere Transaktionen getätigt werden.
Hotels/Pensionen sind nach dem Bundesmeldegesetz verpflichtet, Angaben wie Name, Anschrift, Geburtsdatum der Gäste in einem Meldeschein zu erfassen (§ 29 Abs. 2 BMG). Es besteht keine Prüfpflicht auf Richtigkeit, d. h. für das Erheben von Identitätsangaben aus Ausweisdokumenten haben sie keine Rechtsgrundlage. Eine Ausnahme gilt für ausländische Gäste. Sie müssen ihre im Meldeschein gemachten Angaben durch Vorlage eines gültigen Identitätsdokuments bestätigen (§ 29 Abs. 3 BMG). Für den Gastwirt besteht eine Prüfpflicht, aber er hat weder das Recht noch die Pflicht, eine Kopie anzufertigen.
Beim Automaten-Check-in einer Fluggesellschaft können zur Identifikation Personalausweis und Reisepass genutzt werden. Der Automat darf Vor- und Nachname auslesen und nutzen, keinesfalls aber Seriennummer und Sicherungsmerkmale. Alternativ kann die Identifikation per Kreditkarte oder durch eine Kundenbindungsnummer in Verbindung mit Vor-/Nachname und Buchungscode erfolgen. Auf diese Möglichkeit sollte allerdings vor Beginn des Check-ins hingewiesen werden.
Jeder Vermieter von Wohnraum möchte über seine zukünftigen Mieter am liebsten alles wissen und er hat ein berechtigtes Interesse, die Identität der Interessenten zu prüfen. Legitim ist die Sichtkontrolle des Ausweisdokumentes. Das Notieren der Seriennummer oder gar das Anfertigen einer Ausweiskopie oder das Abfotografieren sind unzulässig.
Bei einem Selbstauskunftsersuchen, z. B. gegenüber der Schufa, kann die Auskunftei bei Zweifeln eine Ausweiskopie zur Identifizierung verlangen, da höchstpersönliche Daten an den Anfragenden herausgegeben werden sollen. Die Auskunftei muss sicherstellen, dass nicht Unbefugte Kenntnis erlangen. Des Weiteren sind die unten aufgeführten datenschutzrechtlichen Anforderungen im Blick zu behalten.
Bei einem Vertragsabschluss über höhere Summen (z. B. Hauskauf, Kreditaufnahme) ist es
ausreichend, die Identität durch Vorlage des Personalausweises nachzuweisen. Soweit es für das Vertragsverhältnis und die Identifikation von Bedeutung ist, dürfen Notizen gemacht
werden. Dazu zählt nicht die Seriennummer, das wäre datenschutzrechtlich unzulässig.
Den Personalausweis als Pfand zu hinterlegen wird durch das Personalausweisgesetz ausdrücklich verboten (§ 1 Abs. 1 S. 3 PAuswG), weil derjenige dann Verfügungsgewalt, d. h. einen vollständigen Zugriff auf alle Ausweisdaten mitsamt der Sicherungsmerkmale erhält. Stattdessen sollte ein Geldbetrag oder ein Wertgegenstand hinterlegt werden.
Neben den Bestimmungen des Personalausweisgesetzes sind datenschutzrechtliche Forderungen, wie Datenminimierung, Speicherbegrenzung, und die folgenden Datenschutzprinzipien zu beachten:
- Zweckbindung: Eine Ausweiskopie darf ausschließlich zum Zweck der Identifikation einer Person angefertigt werden.
- Erforderlichkeit: Eine Ausweiskopie darf nur dann angefertigt werden, wenn die Feststellung der Identität durch Vorzeigen des Ausweises nicht ausreicht.
- Erkennbarkeit: Eine Ausweiskopie muss als solche stets erkennbar sein.
- Schwärzen: Alle zur Nichtidentifizierung einer Person erforderlichen Angaben sind zu schwärzen.
- Vernichten/Speicherverbot: Ist der Zweck der Identifikation erfüllt, sind Ausweiskopien unverzüglich zu vernichten bzw. erstellte Scans zu löschen.
Im Zweifel gilt: Das Anfertigen von Kopien und Scans ist unzulässig, sofern das Handeln nicht durch einen Erlaubnistatbestand gestattet ist. Bei jeder Maßnahme ist zu hinterfragen, ob die Vorlage des Ausweises nicht ausreichend für die Identifikation ist.
Weitere interessante Beispiele zum Umgang mit dem Personalausweis finden Sie in der
kürzlich veröffentlichten Broschüre „Datenschutz und Personalausweis“ der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (www.ldi.nrw.de), die auf deren Website als pdf-Datei zum Download angeboten wird (Kurzlink https://bit.ly/2ZC6mfK).
