Zugangsmanagement: mit Sicherheit reingestolpert

Bei einem Kundenberatungstermin vor nicht allzu langer Zeit gingen ein Kollege und ich wie üblich zum Haupteingang unseres Auftraggebers und wollten uns an der Pforte bei unserem Ansprechpartner melden. Wir waren überrascht, dass der Zugang zum Gelände, das anscheinend von einer größeren Anzahl von Nutzern, Gästen und auch Dienstleistern externer Firmen begangen wurde, über eine Drehkreuzanlage mit seitlicher Drehtür für Personen realisiert wurde. In Eingangsrichtung war sie zwar mit einem Ausweisleser versehen, doch mussten sich eine Vielzahl von Personen über die Sprechanlage melden und wurden dann vom Personal der Pforte hineingelassen.

Den Weg zur Pforte konnte man dadurch erahnen, dass Stufen und eine Rampe zu der Schiebetür des Gebäudes führten. Nach automatischer Öffnung der Schiebetür musste ich schmunzeln, da mein Kollege beim Durchgang ins Stolpern geriet und fast mit dem Kopf an die Verglasung zur Pforte geprallt wäre. Dies passierte, weil durch die Einbausituation der Schiebetür und die Notwendigkeit einer unteren Führungsschiene diese auf den Boden aufgesetzt und nachträglich mit einer schrägen Blechabdeckung außen versehen worden war.

Die danach vollzogene Anmeldung nahm in Summe mindestens 20 Minuten in Anspruch, weil trotz Avisierung weder die entsprechenden Zutrittskarten noch die Schlüssel für die zu begehenden Räume schnell auffindbar waren. Dies hatte zur Folge, dass sich innerhalb kürzester Zeit eine Warteschlange hinter uns bildete. Im Ergebnis mussten wir feststellen, dass man sich hier weder baulich, technisch noch organisatorisch (das Gebäude wurde 2020 bezogen) Gedanken um eine effektive Sicherheitsorganisation im Eingangsbereich gemacht hatte. Deshalb nachfolgend einige Aspekte aus Planer- bzw. Beratersicht, wie man es besser machen kann und sollte:

1. Grundlage jeder Neubau- und Umbauplanung sollte ein Verkehrskonzept sein. Welche Personen (und Fahrzeuge) sind zu erwarten und wie kann ich diese zu ihren Funktionseinheiten bzw. bei Gästen zu ihren Aufenthaltsbereichen bringen? Besitzen diese bereits Berechtigungen? Oder ist die Anzahl der Besucher bzw. Nutzer ohne Berechtigungen größer als der mit Ausweisen? Auf Basis dieser Erkenntnisse ist dann zu überlegen, ob ich einen freien Zugang zur Pforte im Hauptgebäude schaffe oder einen eigenen Besucherpunkt als Pforte vor meiner ersten Grundstückssicherung anordne. Beides ist architektonisch durchaus anspruchsvoll umsetzbar – nur benötigen die Planer dazu auch die entsprechenden Vorgaben.
2. Welche Prozesse finden am Eingang statt? Wenn trotz Avisierung, wie geschildert, das Personal über 10 Minuten suchen und dann Ersatzausweise ausstellen muss, scheint hier
   a. die Qualität des eingesetzten Sicherheitspersonals nicht die Beste zu sein (was erwartet man auch, wenn solche Dienstleistungen in der Branche zum Billigstpreis vergeben werden?)
   b. der Prozess sehr antiquiert zu sein (Suche auf mehreren A4-Seiten)
   
   Die heutige Kommunikationstechnik macht es möglich, dass man sich automatisiert anmelden und über Self-Service-Counter Ausweise ausgeben könnte. Dies setzt voraus, dass man sich mit den Prozessen rund um die Anmeldung beschäftigen und diese bis zur Rückgabe der Ausweise im Detail durchdenken muss, Wenn man dieses einmal gemacht hat, können einerseits viele Aufgaben auf Personalseite wegfallen, die jedoch dazu führen, dass dieses dann für ihre eigentlichen Aufgaben (Überwachung, Bearbeitung Unregelmäßigkeiten usw.) zur Verfügung steht.
   
3. Auch die Ausgabe der Schlüssel wurde über das Hinterlegen eines Pfandes geregelt. Interessant war dabei das Feilschen, was man hinterlegen darf und was nicht. Ein Schlüsselschrank im Foyerbereich mit der Möglichkeit der Hinterlegung von Schlüsseln und Badge und deren individuelle Freigabe und Kontrolle der Rückgabe über standardisierte Verwaltungssysteme garantieren eine lückenlose Nachvollziehbarkeit des Schlüsselmanagements und entlasten die Arbeit des Empfangspersonals.
4. Im Gegenzug wurde mir keine Hausordnung oder Unterweisung vorgelegt. Ich musste für meine Tätigkeit vor Ort Bereiche mit Löschanlagen und elektrische Betriebsräume betreten. Hätte ich einen Unfall erlitten, würde der Betreiber in der vollen Verantwortung stehen. Bei vielen Kunden haben wir die Erfahrung gemacht, dass man bei der Ausgabe des Ausweises bzw. des Badges per Unterschrift bestätigen muss, für die besonderen Verhaltensweisen im Gebäude belehrt worden zu sein. Dieses Verfahren lässt sich alternativ auch (wenn z. B. Mehrsprachigkeit ein Thema ist) in die Self-Service-Anmeldung integrieren.
5. Auffallend ist auch, dass man sich bei den Ein- und Ausgängen selten bis gar nicht Gedanken um das Thema „Ausfall“ macht. Was passiert, wenn die einzige Drehkreuzanlage defekt ist? Was ist zu tun, wenn die einzige Schiebetür blockiert und sich nicht mehr schließen bzw. öffnen lässt? Was geschieht bei Ausfall des Zutrittskontrollsystem oder der Sprechanlage? Nicht immer benötigt man ein zweites System. Oft reichen technische und personelle Verfügbarkeiten für diesen Sonderfall. Diese müssen aber im Vorfeld bedacht sein.
6. Oft fragen wir den Nutzer, ob für sein Gebäude oder seinen Gebäudekomplex ein Betriebskonzept vorliegt. Meistens sind hier rudimentäre Ansätze vorhanden, die sich im Laufe der Jahre entwickelt haben. Nutzen Sie den Umbau bzw. bei Neubauvorhaben die Chance, sich hier mit den aktuellen Gegebenheiten (und Möglichkeiten) zu beschäftigen und ggf. Anpassungen vorzunehmen. Dies sollten Sie frühzeitig tun und nicht erst mit oder nach der Betriebsaufnahme. Natürlich entsteht dabei auch ein zeitlicher Aufwand, der sich aber spätestens bei einem effektiven und sicheren Gebäudebetrieb auszahlt.
7. Und es muss ganzheitlich passen. Warum baue ich eine Rampe, wenn die Sprechstelle am Außentor z. B. für Rollstuhlfahrer nicht erreichbar ist, die Aufkantung an der Schiebetür ein fast unüberwindbares Hindernis darstellt und der Abstand zwischen Fassade und Pfortenschalter so klein ist, dass selbst ein Wenden sportliches Geschick voraussetzt? In Arbeitsstätten hat man Spielräume für die richtige Gestaltung der Barrierefreiheit. Diese sollte man auch im Eingangsbereich umfänglich und richtig nutzen.

Die genannten Aspekte in einer nachhaltigen und abgestimmten Planung zu berücksichtigen erfordert, wie bereits erwähnt, zeitliche Ressourcen und eine fundierte Kenntnis der unterschiedlichen Themenbereiche. Wenn diese im eigenen Haus nicht vorhanden sind, sollten Sie auf externe Expertise zurückgreifen.

TARNEN (UND ÜBERWACHEN) WILL GELERNT SEIN

Es soll ja Länder geben, in denen die Informationspflicht zur Videoüberwachung entweder nicht gilt oder einfach nicht so genau genommen wird. Aus einem dieser Länder schickte uns Michael Kobold aus dem Urlaub den nebenstehenden Schnappschuss, den wir nicht weiter kommentieren wollen als mit den Worten: „Ohne Worte“. Vielen Dank!